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Las hojas de cálculo se han convertido en un elemento básico de tu trabajo diario y, a menudo, las utilizas para revisar o procesar grandes cantidades de datos. Si has pasado tiempo trabajando con aplicaciones de procesamiento de hojas de cálculo, como Microsoft Excel o Google Sheets, probablemente te hayas topado con un archivo de valores separados por comas, comúnmente conocido como CSV.
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Los archivos CSV son una excelente manera de intercambiar información estructurada entre software compatible e incompatible. Sin embargo, para un principiante, o alguien que nunca antes se ha encontrado con archivos CSV, trabajar con ellos puede resultar sorprendentemente confuso.
En esta guía, explicaré cómo convertir archivos CSV a Excel usando varios métodos diferentes, junto con información sobre los archivos CSV, como por qué se usan y cómo funcionan. Vamos a empezar.
Convierte CSV a Excel usando la opción «De texto/datos»
Paso 1: Inicia Microsoft Excel
Microsoft Excel es quizás el software de procesamiento de hojas de cálculo más completo disponible en el mercado actual. Su prominencia está atestiguada por su presencia multiplataforma; además del sistema operativo Windows, varios sistemas operativos Apple y Android utilizan Microsoft Excel para procesar hojas de cálculo. Para este método, necesitas Microsoft Excel instalado en tu computadora. Inicia Microsoft Excel e inicia un libro en blanco.
Paso 2: Importa el archivo CSV
Una vez abierta la nueva hoja de cálculo, selecciona Datos en la cinta y luego haz clic en el botón Desde texto/CSV en la parte superior izquierda de la ventana. Aparecerá un cuadro de diálogo Importar datos. Desde allí, selecciona el archivo CSV que deseas importar y haz clic en Importar en la sección inferior derecha del cuadro de diálogo Importar datos.
Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo que te pedirá que definas ciertos parámetros dentro de los datos importados, como Origen del archivo, Delimitador y Detección del tipo de datos. En Delimitador, selecciona el delimitador utilizado en tu archivo CSV; debería ser coma por defecto. Una vez que todo esté configurado, haz clic en Cargar en la sección inferior derecha del cuadro de diálogo.
Paso 3: Convierte a rango
Después de cargar el archivo CSV, Microsoft Excel convertirá los datos y los cargará en una tabla. Si aún no está seleccionada (y debería estarlo después de cargarlo), haz clic en la tabla recién creada. Esto cambiará la pestaña de selección de la cinta a Diseño de tabla. Si el formato actual te funciona, puedes dejar la tabla como está.
Sin embargo, si deseas formatear los datos dentro de la hoja de cálculo de manera diferente, asegúrate de que el Diseño de tabla esté seleccionado, luego selecciona Convertir a rango y luego confirma la acción haciendo clic en Aceptar. Tu tabla ya no existe, pero el formato aún permanece. Para borrar el formato de estilo de tabla, selecciona la tabla completa, ve a la pestaña Inicio en la cinta de Excel y haz clic en el menú desplegable Borrar.
El menú generalmente se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla, en el campo Edición, y una vez abierto, haz clic en Borrar formatos. Esto convertirá tus datos en texto sin formato en tu hoja de cálculo de Excel.
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Paso 4: Guarda el archivo
Una vez que hayas realizado los cambios necesarios en tu hoja de cálculo, puedes guardarla como un archivo de Excel. Simplemente haz clic en la pestaña Archivo en la cinta (ubicada en la esquina superior derecha) y selecciona Guardar o la opción Guardar como. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Guardar/Guardar como, asigna un nombre a tu archivo y haz clic en Guardar. Tu archivo CSV ahora está convertido en un archivo Excel.
Convierte CSV a Excel usando la opción «Texto a columna»
La mayoría de las guías en línea sobre cómo convertir CVS a Excel indican que puedes usar la opción Guardar como para convertir el archivo. Y no se equivocan; abrir el archivo CSV en Excel y simplemente hacer clic en Archivo > Guardar como seguramente cambiará la extensión del archivo.
Pero no formateará los datos adecuadamente debido a cómo están estructurados los datos dentro del archivo CSV; prometemos que discutiremos eso más adelante. Por ahora, convirtamos CVS a Excel usando la opción Texto a columna.
Paso 1: Abre el archivo CSV
En realidad, hay dos formas de abrir un archivo CSV con Excel y comenzaremos con un enfoque más directo. Localiza el archivo en tu Explorador de archivos (suponiendo que estés usando una PC con Windows) y haz doble clic en el archivo para abrirlo. Si tienes Microsoft Excel instalado en tu computadora, el sistema debería reconocerlo como un software de procesamiento predeterminado para archivos CSV.
La alternativa al primer método sería hacer clic derecho en el archivo para abrir un menú contextual y seleccionar Excel en el menú desplegable Abrir con. Sin embargo, el segundo método supone que ya iniciaste Excel y estás listo para localizar y abrir el archivo.
Comienza seleccionando la opción Abrir (CTRL+O) y elige Examinar en el panel lateral Abrir para mostrar el cuadro de diálogo Abrir. A continuación, selecciona Todos los archivos en el menú desplegable Tipo de archivo para mostrar tu archivo CSV, selecciónalo y haz clic en Abrir.
Paso 2: Convierte texto en columna
Una vez que Excel haya abierto tu archivo CSV, notarás que tus datos están separados en las filas apropiadas. Sin embargo, no están separados en las columnas apropiadas. En cambio, los datos se guardan en la primera columna de cada fila. Afortunadamente, puedes ordenar los datos automáticamente usando la opción Texto a columna.
Ve a la pestaña Datos en la cinta. Selecciona las filas de datos que deseas convertir y haz clic en la opción Convertir a texto ubicada en el campo Herramientas de datos. Esto abrirá un Asistente para convertir texto en columnas que te guiará a través del proceso. En el tipo de datos Original, elige Delimitado y haz clic en Siguiente.
En la siguiente sección, marca la casilla junto al tipo de delimitador que usa tu archivo CSV. El campo Vista previa de datos te permitirá ver los datos asignados a las columnas correspondientes. Haz clic en Siguiente, elige el destino de la hoja de cálculo y haz clic en Finalizar. Tus datos ahora están separados en las columnas correspondientes.
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Paso 3: Guarda el archivo
A pesar de haber ordenado y formateado los datos, todavía estás procesando un archivo CSV. Para guardar el archivo en formato de archivo Excel, haz clic en la pestaña Archivo y selecciona la opción Guardar. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Guardar, asigna un nombre a tu archivo y elige Libro de Excel en el menú desplegable Guardar como tipo. Tu archivo CSV ahora está convertido en un archivo Excel.
Convierte CSV a Excel usando Google Sheets
Microsoft Excel es un programa fantástico, pero su único inconveniente es que es un software pago. Esto significa que los dos primeros métodos implican que ya posees una copia con licencia de Excel. Sin embargo, si no posees uno, puedes convertir fácilmente CSV a Excel usando Google Sheets.
Paso 1: Importa el archivo CSV
Inicia sesión en Google Sheets con tus credenciales de Google. Si no posees una cuenta de Google, es posible que necesites crear una. Una vez que hayas iniciado sesión, selecciona la opción En blanco para crear una nueva hoja de cálculo. Una vez que la nueva hoja de cálculo esté abierta, haz clic en el menú Archivo en la esquina superior derecha de la página y selecciona Importar.
Esto abrirá un cuadro de diálogo Importar archivo. Haz clic en la pestaña Cargar y arrastra y suelta tu archivo o haz clic en el botón Seleccionar un archivo de tu dispositivo para ubicar el archivo y cargarlo. Google Sheets te preguntará sobre la ubicación de importación y el separador (tipo de delimitador) que debes utilizar para derivar datos. Puedes dejar el menú desplegable de selección de delimitadores en Detectar automáticamente y hacer clic en Importar datos.
Google Sheets separará automáticamente los datos en sus celdas apropiadas. Ahora puedes guardar el archivo.
Paso 2: Guarda el archivo
Una vez que hayas realizado los cambios necesarios, si corresponde, ve a Archivo y elige Microsoft Excel (.xlsx) en el menú desplegable Descargar. Elige la ubicación para guardar tu archivo y ahora habrás convertido exitosamente el CSV a un archivo de Excel.
Nota importante: la simplicidad de este método plantea la pregunta de si deberíamos utilizar Microsoft Excel en primer lugar. Para ser completamente honesto, Google Sheets suele ser la aplicación preferida para la colaboración, pero Microsoft Excel es un producto superior. Esto es especialmente cierto si realizas visualización y análisis estadístico. Excel también se puede utilizar sin conexión, mientras que Google Sheets requiere una conexión a Internet.
¿Qué es un formato de archivo CSV?
Como se indicó al principio de nuestra guía, los archivos CSV son archivos de texto simples que contienen datos tabulares. Se utilizan principalmente para intercambiar información estructurada entre soluciones de software incompatibles. Por supuesto, esto implica que ambas soluciones pueden procesar archivos CSV.
Lo que hace que los archivos CSV sean particularmente interesantes es la forma en que almacenan datos. Los datos se almacenan en líneas de texto y se separan con delimitadores (comas, punto y coma, tabulaciones u otros caracteres). Estas líneas de texto corresponden a filas de la hoja de cálculo.
Es importante tener en cuenta que los delimitadores determinan las columnas correspondientes. Entonces, por ejemplo, si aparece información específica en la segunda línea de texto después del cuarto delimitador, se encontrará en la celda B5 en Excel, suponiendo que tomaste la celda A1 como celda inicial.
Cómo convertir CSV a Excel: reflexiones finales
Aunque parezca un trabajo adicional innecesario, los archivos CSV son excelentes para compartir información tabular entre diferentes programas de software. Espero que esta guía te haya ayudado a aprender cómo convertir CSV a Excel, para que no tengas que depender de soluciones depredadoras en línea que podrían comprometer tus datos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo convertir archivos CSV a Excel?
Usar cualquiera de los métodos que describí anteriormente puede ayudarte a convertir un archivo CSV a Excel. Si no trabajas con datos confidenciales, puedes utilizar convertidores en línea o Google Sheets.
¿Puede Excel abrir archivos CSV?
Sí, Excel puede abrir y editar archivos CSV, aunque puede haber algunos problemas de formato. Afortunadamente, el software también tiene una función de importación paso a paso que te permite obtener una vista previa de los datos que se están importando.
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¿Qué significa CSV?
Significa valores separados por comas; es un formato específico que permite el almacenamiento de datos en un formato estructurado en tablas.
¿Por qué CSV es mejor que Excel?
Los formatos de archivos de Excel son mejores para almacenar datos más complejos, pero los archivos CSV son compatibles con casi todas las interfaces de carga de datos. Si planeas mover tus datos entre plataformas, exportarlos e importarlos de una interfaz a otra, es posible que te convenga más el formato de archivo CSV.
¿Cuáles son las desventajas de CSV?
Los archivos CSV no pueden manejar datos complejos ni separar datos numéricos de datos de texto. Además, a pesar de su uso generalizado, no están completamente estandarizados.