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Los documentos y otra información corporativa son tan valiosos para el negocio como los recursos laborales. Se necesita un enfoque moderno para el procesamiento de documentos si quieres seguir siendo competitivo y mantener tu documentación ordenada.
¿Qué pasaría si tus gerentes trabajaran con plantillas ya preparadas, a partir de las cuales tú puedas redactar un documento de aspecto limpio en cuestión de minutos? Teniendo esta oportunidad, matarás dos pájaros de un tiro: ahorrarás dinero y tiempo, además de mitigar riesgos.
¿Qué son las plantillas?
Las plantillas son documentos listos para usar en los que cambias solo algunos detalles cada vez que las usas. Guardas la plantilla en tu computadora u online y siempre que necesites crear ese tipo de contenido, puedes usar y descargar la plantilla en lugar de crearla desde cero.
Las aplicaciones de las plantillas
Las plantillas se pueden utilizar para diversos fines, entre ellos:
- Documentación de transacciones como facturas, pedidos de ventas, acuses de recibo de pedidos y cotizaciones.
- Documentos para reuniones como invitaciones, agendas e informes.
- Comunicaciones o series por correo electrónico que envías habitualmente, tanto a nivel interno como externo.
- Documentos organizativos como listas de tareas pendientes, calendarios y documentación de gestión del tiempo.
- Material para educación, como esquemas de cursos, agendas de sesiones y listas de verificación.
- Descripciones de puestos, materiales de incorporación y capacitación, y documentación de revisión de los empleados.
- Contratos y acuerdos.
- Biografías profesionales para sitios de redes sociales, blogs y otras plataformas de publicación de contenido en línea.
- Boletines informativos de la empresa y boletines informativos por correo electrónico.
- Materiales de planificación a largo plazo, como planes de negocios y planes de marketing.
Por qué es importante transformar tu flujo de documentos integrando plantillas
Las plantillas ahorran tiempo
Tus empleados dedican mucho tiempo a crear, completar o formatear informes, facturas o contratos. Pero al tener a mano plantillas de trabajo ya preparadas, gran parte del trabajo de rutina ya se ha realizado. No es necesario crear un documento desde cero, personalizar fuentes o colocar elementos visuales.
Simplemente completas la información necesaria y envías un informe al cliente o trabajador. Se ahorrará tiempo de tus empleados para que puedan centrar su actividad en tareas más significativas.
Transparencia de la documentación
El control sobre la ejecución, recepción, creación de documentos en el sistema electrónico es más rápido y sencillo. Permite monitorear todo el flujo de plantillas preparadas para el dueño del negocio u otros gerentes.
Alto nivel de confidencialidad
Mientras trabajas con un sistema de plantillas ya optimizadas y tienes la opción de descargar gratis plantillas ya revisadas, cada miembro del equipo recibe un nivel de acceso diferente a los documentos de la empresa que corresponde a sus competencias: lectura, edición del documento o derechos completos. Todas las acciones quedan registradas en el sistema informático, por lo que puedes ver quién trabajó con los datos o realizó cambios en cualquier momento.
Reducir el tiempo de procesamiento y ejecución
Las plantillas online proporcionan una creación más rápida de documentos, así como su búsqueda, procesamiento y envío por correo. Además, los informes elaborados automáticamente permiten realizar rápidamente tareas rutinarias y optimizar los procesos comerciales.
Trabajo flexible
Cada plantilla contiene opciones de texto que pueden aparecer en el documento dependiendo de diferentes circunstancias. Permite sistematizar la base de datos documental. Una organización de este tipo te ayudará a deshacerte de numerosas copias. Y lo que es más importante, puedes acelerar la preparación del archivo diez veces.
Cómo funcionan las plantillas
Es fácil ver cómo funcionan las plantillas mirando algunos ejemplos sencillos.
Facturas
En una factura, el nombre de tu empresa y los detalles comerciales no cambian. Entonces, tu plantilla tendría un formato básico que incluye esa información. Solo preocúpate por los detalles que cambian cada vez, como el nombre y la dirección de tu cliente, los artículos de la factura y los precios.
Cursos online
Si utilizas plantillas para los esquemas de las sesiones de tu curso online, es posible que tengas partes regulares de la sesión, como preparación, presentación, discusión y pasos de acción. Puedes crear esquemas con el formato y las partes que permanecen iguales y simplemente completar el nuevo material cada vez. Incluso puedes crear gráficos estándar para anunciar cada sesión, donde simplemente cambias el tema, la hora y la fecha.
Planes de marketing
Te sorprenderá saber que las plantillas también se pueden utilizar para un proyecto de alto nivel, como un plan de marketing. En este caso, tu plantilla puede tener varias partes y cada una de ellas podría extraerse. Por ejemplo, es posible que tengas plantillas de audiencia objetivo si te diriges a diferentes segmentos de un mercado.
Lo mismo ocurre con tu presupuesto y cronograma. Con el formato y las fórmulas ya establecidos, puedes simplemente ingresar la información para tu próxima campaña y ver los costos y las fechas calculados para ti.
Contratos
Las plantillas también son valiosas cuando se trata de la creación de contratos. En los acuerdos contractuales, ciertos elementos permanecen constantes, como las cláusulas legales estándar y la estructura general del contrato. Al utilizar una plantilla de contrato, puedes ahorrar tiempo y garantizar la coherencia en tus documentos legales.
Simplemente personaliza la plantilla con la información específica de cada acuerdo, como los nombres de los clientes, los términos y las condiciones particulares. Esto es especialmente útil en entornos empresariales donde se manejan múltiples contratos con estructuras similares. La utilización de plantillas de contratos aseguran que todos los acuerdos cumplan con los requisitos legales y sean precisos.