¿Qué es una máquina de fax y cómo funciona?

Algunas personas hoy en día pueden mirar una máquina de fax y preguntar: «¿Qué es eso?» Y, sinceramente, al resto de nosotros no nos sorprendería demasiado esa pregunta. Se tiende a considerar que las máquinas de fax son tecnología obsoleta, como un walkman o un teléfono con cable. Sin embargo, a diferencia de un Walkman y un teléfono con cable, mucha gente todavía las utiliza. Si bien las personas suelen enviar faxes por motivos comerciales, hay algunos casos en los que una máquina de fax puede resultar útil. Pero, ¿qué es exactamente una máquina de fax?

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En este artículo, analizaremos esta tecnología obsoleta, así como quiénes todavía usan máquinas de fax y por qué. También exploraremos cómo puedes utilizar la tecnología moderna para enviar un fax hoy.

Máquinas de fax

Una máquina de fax envía faxes mediante líneas telefónicas. La palabra fax es la abreviatura de facsímil y significa «hacer similar». Fue en 1964 cuando Xerox Corporation lanzó las primeras máquinas de fax.

Una máquina de fax consta de un escáner, un procesador y una impresora. Y como mencioné, usan una línea telefónica. Todos estos componentes constituyen las características básicas de una máquina de fax.

  • El escáner: Una vez que introduces un documento, un escáner interpreta la información como una señal digital. Luego, la señal se transmite a través de la línea telefónica.
  • El procesador: La señal se convierte en bits digitales en el lado emisor. En el extremo receptor, el procesador convierte la información al aspecto del documento original.
  • La línea telefónica: Los bits viajan hasta el dispositivo final receptor a través de las líneas. Una vez que llegan a la línea final, los bits son información codificada.
  • La impresora: El destinatario necesitará una impresora para imprimir y ver el fax.

Cómo utilizar una máquina de fax

No todas las máquinas de fax son iguales. Afortunadamente, existen algunos pasos básicos que debes seguir al enviar un fax. No es muy complicado, pero necesitas tener el número de teléfono al que estás enviando el fax.

  1. Busca la bandeja del alimentador e inserta tu documento en ella. Si envías varias hojas, puedes agregarlas simultáneamente. También puedes optar por enviar una portada.
  2. Ingresa el número de fax al que estás enviando.
  3. Presiona el botón Enviar. El botón variará según el dispositivo, pero debería ser fácil de localizar.
  4. Espera una confirmación.
  5. Asegúrate de retirar los documentos originales de la bandeja.

Beneficios de utilizar una máquina de fax

Echemos un vistazo a por qué la gente todavía quiere utilizar una tecnología de la década de 1960.

Bajo costo

Las máquinas de fax existen desde hace mucho tiempo. Sin embargo, hoy en día rara vez se utilizan. Debido a que tienen mucha demanda, suelen ser artículos de bajo costo. Por ejemplo, puedes adquirir uno por aproximadamente $30,00. Y si bien necesitas papel para ver lo que alguien te envió, también puedes conseguir papel económico. Por supuesto, si trabajas en una oficina legal, es posible que desees derrochar un poco en la calidad del papel. Probablemente lo más caro de utilizar máquinas de fax sea la tinta de la impresora.

Seguridad

La gente seguirá utilizando máquinas de fax porque son más seguras que enviar un correo electrónico o una copia física de un documento importante. Cualquiera que utilice la tecnología comprende que existe un riesgo para la privacidad. Sin mencionar que experimentarás problemas con errores y virus.

Sin embargo, debido a que una máquina de fax utiliza una línea telefónica dedicada, hay poco o ningún riesgo al enviar uno. Las máquinas de fax están completamente libres de malware y son confiables y seguras al manejar documentos importantes.

Desventajas de las máquinas de fax

Desventajas de las máquinas de fax
Desventajas de las máquinas de fax

Como la mayoría de la tecnología, existen desventajas. Estas son las desventajas más importantes del uso de una máquina de fax.

Volverse obsoleto

La gente ya rara vez los usa. Si le dices a alguien que le vas a enviar un fax, es posible que no esté configurado para recibir un fax. Hoy en día, la mayoría de la gente cree que es más fácil utilizar el correo electrónico para compartir documentos.

Algunos entornos de trabajo todavía utilizan máquinas de fax. Algunos de estos incluyen despachos de atención médica, gubernamentales y legales. La gente opta por utilizar esta tecnología en lugar de enviar un correo electrónico porque puede introducir riesgos de seguridad. Además, es posible que enviar información personal o comercial a través de Internet sea ilegal.

Se requiere teléfono fijo

El funcionamiento mismo de una máquina de fax requiere que tengas una línea telefónica exclusiva. Es por eso que normalmente verás dos números de teléfono de una empresa en su sitio web, al menos para aquellas empresas que todavía usan faxes. Pero con la disminución de las líneas fijas en todo el mundo, la mayoría de la gente tampoco mantiene una línea abierta para recibir faxes.

Residuos de papel

Ser ecológico para la mayoría de las personas implica dejar de usar papel en la medida de lo posible. Los faxes necesitan papel, pero la tecnología moderna nos permite realizar negocios sin utilizar productos de papel. Una forma de reducir el uso de papel es utilizar una computadora o un teléfono inteligente para enviar documentos.

Costo de la tinta

Además de necesitar papel para funcionar, tu máquina de fax también necesitará mucha tinta. Necesitarás ambos para recibir cualquier fax, por lo que siempre necesitarás tener un suministro a mano. Desafortunadamente, los cartuchos de tinta son caros y tienden a secarse rápidamente. Debes considerar si estos costos superan los beneficios de usar uno.

Uso de tu computadora o teléfono inteligente para enviar un fax

Puedes enviar faxes si no posees una máquina de fax. Algunas aplicaciones, como eFax, te permiten enviar un fax utilizando varios dispositivos. Todo lo que necesitarás es el número del destinatario y una conexión a Internet.

O puede que sea más fácil utilizar un teléfono inteligente para enviar el fax. Normalmente, puedes descargar una aplicación, escanear tu documento y marcar un número, todo en unos minutos. Hemos creado una lista de aplicaciones que te permiten enviar faxes usando una computadora o tu dispositivo Android o iOS. Todas estas aplicaciones son compatibles con Android, iOS y navegadores web.

Usando una máquina de fax

Si bien la mayoría de nosotros no necesitamos una máquina de fax, hay ocasiones en que sí la necesitamos. Ya sea que necesites enviar documentos importantes por motivos comerciales o personales, utilizar una es una opción segura. Debido a que están libres de malware y otros problemas que afectan a la tecnología moderna, las máquinas de fax continúan haciendo su trabajo como dispositivos humildes, incluso si algunos de nosotros las consideramos obsoletas.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el uso principal de una máquina de fax?

Una máquina de fax te permite enviar documentos de un lugar a otro mediante líneas telefónicas.

¿Por qué enviar faxes en lugar de correo electrónico?

Los correos electrónicos pueden presentar varios riesgos de seguridad. Además, pueden resultar poco fiables.

¿Cuál es la desventaja de utilizar el fax?

No querrás depender de una máquina de fax por varias razones. Algunas de ellas incluyen la necesidad de mantener la máquina, la necesidad de un teléfono fijo y la necesidad de un suministro constante de papel.

¿Qué se requiere para que funcione una máquina de fax?

Para tener una máquina de fax que funcione, necesitas una línea telefónica, así como tinta y papel para imprimir el fax.

¿Qué es mejor, fax o correo electrónico?

Un fax es bueno para enviar documentos confidenciales, privados o aquellos que necesitan una firma. El correo electrónico es una buena opción para enviar documentos rápidamente.

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¿Es necesario que haya una máquina de fax encendida para recibir un fax?

Sí, deberás encender tu máquina de fax para recibir faxes.

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