Los desarrolladores de software y los administradores de TI trabajan cada vez más juntos en equipos de DevOps. La gestión de tareas puede ser de gran ayuda aquí. Debido a que los requisitos y las tareas a dominar son cada vez más complejos, la presión del tiempo aumenta.
Cuando se trata de la gestión y planificación de tareas, muchas personas, ya sean profesionales de TI o «usuarios normales», piensan primero en las conocidas listas de «tareas pendientes». Un producto de software que era casi un sinónimo de este término era «Wunderlist»: una aplicación gratuita que incluye un servicio en línea para administrar tareas y notas.
Con esta aplicación, los usuarios tenían una manera fácil de administrar una lista simple de puntos abiertos. Dado que las entradas se podían ordenar jerárquicamente, así como por fecha o alfabéticamente, la herramienta se utilizó con mucha frecuencia para la planificación de tareas.
En el sector de las tecnologías de la información en particular, muchos usuarios aún lamentan esta útil aplicación, cuyo desarrollador y empresa fueron absorbidos por Microsoft. El producto sucesor de Redmond con el nombre apto «Microsoft ToDo», que también forma parte de las versiones actuales de Windows 10, actualmente no está recibiendo una respuesta tan grande.
¿Eso ya es gestión de tareas?
No siempre es fácil diferenciar entre las diversas formas de una técnica de trabajo o las herramientas de software asociadas a ella. Las listas de «tareas pendientes» descritas se utilizan sin duda en los departamentos de desarrollo y TI para planificar y gestionar proyectos o algunas de las tareas en ellos.
Los requisitos que se hacen de una herramienta de este tipo son muy diferentes. Muchos profesionales de la gestión de proyectos enfatizarán que la planificación, administración y monitoreo completos y consistentes de ciertas tareas dentro de un proyecto solo es sensato y factible con una herramienta especial de administración de proyectos.
Pero aunque la gestión de tareas es a menudo una parte importante de la gestión de proyectos, no necesariamente tiene que ser una herramienta tan «completa»: la gestión de tareas y la herramienta de software correspondiente pueden ayudar a hacer frente a toda la gama de tareas. Y eso funciona de principio a fin de la tarea respectiva.
La introducción y uso de la gestión de tareas significa finalmente despedirse de las notas «Post-it» y los mensajes de correo electrónico en los que se formulan las tareas y a través de las cuales se distribuyen. De esta forma no es posible definir procesos claros, se pierde la visión general – si alguna vez estuvo presente – y los objetivos no se alcanzan o solo se alcanzan parcialmente, las tareas quedan inconclusas o se posponen.
Esta gestión de tareas ofrece una amplia gama de ventajas:
- Si se introduce y mantiene una gestión de tareas centralizada, existe una descripción clara y comprensible de todas las tareas dentro de la empresa.
- De esta manera, los próximos trabajos y tareas se pueden delegar fácilmente.
- Se pueden establecer plazos y su cumplimiento se puede controlar más fácilmente.
- Al mismo tiempo, las actividades innecesarias se pueden identificar y luego minimizar o incluso eliminar por completo.
- La coordinación resultante de las tareas individuales significa que la empresa generalmente puede reaccionar mucho más rápidamente a los cambios.
Requisito previo para la introducción de la gestión de tareas
En principio, los responsables deben observar ciertos requisitos si quieren introducir la gestión de tareas. Todas las tareas deben formularse de forma clara, inequívoca y comprensible. Ésta es la única forma de evitar constantes consultas y ambigüedades, que afectarían significativamente la eficiencia. Es al menos tan importante que las tareas y condiciones estén documentadas.
No solo se debe comunicar claramente un contenido claro, sino también una programación clara, que generalmente también incluye una «fecha de finalización» final. En este contexto, también es muy importante que tanto el presupuesto como el esfuerzo que se tiene que planificar para procesar una tarea se incluyan como factores en la gestión de tareas. Después de todo, la persona a cargo debe evaluarse más tarde si la tarea no solo se completó a tiempo, sino también con el esfuerzo / presupuesto acordado.
Leer: Definición de gestión de proyectos de software
Dado que la mayoría de las personas, y los especialistas y desarrolladores de TI no son una excepción, están acostumbrados a trabajar con listas de «tareas pendientes», por lo general hay pocos problemas en los que los empleados se beneficien de las ventajas de una gestión centralizada de tareas de Convince. Con la claridad adecuada en la definición de la tarea y los plazos claramente comunicados, las tareas y proyectos completos se pueden acelerar significativamente de esta manera.