El uso de software en la empresa requiere la instalación de un número suficiente de copias y la gestión de las licencias necesarias. La distribución de software y la gestión de licencias forman el proceso de inventario de software.
El inventario de software es un subcampo del inventario de TI, una práctica comercial que regula el uso de las computadoras en una organización. Se complementa con el inventario de hardware. Ambas áreas dependen una de la otra, porque cada software exige diferentes requisitos al hardware y, sin estos requisitos, no se puede utilizar en absoluto o solo de forma limitada.
El inventario de software se divide a su vez en dos áreas. Son los responsables de la funcionalidad de las TI de la empresa como herramienta de trabajo y su uso legalmente correcto, distribución de software y gestión de licencias. Ambas tareas se pueden automatizar perfectamente con el software de inventario, ya que los datos necesarios generalmente se pueden consultar directamente a través del sistema informático en el que se utiliza el software respectivo.
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Inventario de software: más fácil que un inventario
Debido a la red habitual, la recopilación de datos durante el inventario suele ser posible a través del acceso remoto. También puedes recurrir a herramientas de gestión de red y administración de sistemas de TI probadas, como SNMP. Por lo tanto, normalmente no es necesario que el personal responsable obtenga acceso físico a los dispositivos individuales, como es el caso con un inventario. La base de datos también se puede actualizar continuamente gracias al registro automático y no solo una vez al año.
Uso de software más eficiente
Además de los aspectos legales y funcionales, el inventario también es una herramienta importante para el uso económico del software. Reúne los datos sobre las licencias disponibles y realmente utilizadas y, por lo tanto, puede evitar no solo que se adquieran muy pocas, sino también demasiadas licencias de software.
Esto evita costos innecesarios por licencias no utilizadas sin correr el riesgo del uso ilegal de software. Para ello, el inventario requiere información sobre la necesidad y el tipo de uso del software, además de registrar el inventario de instalaciones de software, licencias y hardware.
El inventario de software como un proceso
Otras subáreas son la planificación de responsabilidades y la organización del proceso. Debido a las dependencias, algunos pasos de distribución de software deben realizarse en un orden específico. Por lo tanto, debe aclararse de antemano qué proceso garantiza la disponibilidad continua de la TI y quién es responsable de llevar a cabo los pasos individuales.