Cómo usar Excel en iPad | Consejos y trucos

¿Necesitas trabajar en algunas hojas de cálculo sobre la marcha, con tu iPad, y te gustaría saber cómo proceder? Bueno, nada podría ser más simple: descarga e instala Excel en tu tablet de la marca Apple y comienza a usarlo de inmediato. ¿Te gustaría recibir algunos consejos sobre qué hacer ya que todavía no estás acostumbrado a utilizar el famoso dispositivo de la empresa Cupertino? No hay problema: afortunadamente para ti, has aterrizado en la guía correcta, en el momento adecuado.

En la guía de hoy, de hecho, explicaré cómo usar Excel en el iPad, para aprovechar todas sus funciones incluso en el campo móvil. Su funcionamiento es bastante similar al de la popular variante de PC, por lo que no deberías tener ningún problema particular para familiarizarte con su mecánica.

Todo lo que debes saber para usar Excel en iPad

Antes de entrar en el tutorial y descubrir cómo usar Excel en iPad, debes preocuparte por descargar la famosa aplicación en tu dispositivo.

En este sentido, cabe destacar que, a diferencia de la versión clásica de Excel para ordenadores, que forma parte del paquete de Office, la aplicación Excel es totalmente gratuita para dispositivos con un tamaño igual o inferior a 10,1″ y se puede descargar de forma individual.

En dispositivos de más de 10,1″, para utilizar las aplicaciones de Microsoft Office, debe suscribirte a una suscripción a Office 365 (con precios a partir de 6,99 euros / mes). La misma suscripción en dispositivos más pequeños da acceso a funciones adicionales de Excel, como el capacidad para insertar y editar SmartArt en hojas de cálculo.

Dicho esto, para descargar Excel en tu iPad, simplemente visita la sección correspondiente de la App Store directamente desde la tableta, presiona el botón Obtener / Instalar y autoriza la descarga de la aplicación a través de Face ID, Touch ID o contraseña de Apple ID.

Luego, inicia la aplicación presionando el botón Abrir que apareció en la pantalla o seleccionando el ícono relativo que se ha agregado a la pantalla de inicio.

Utilizar Excel en iPad

Después de descargar e instalar Excel en iPad, finalmente estás listo para tomar la acción real y, por lo tanto, descubrir cómo usar la famosa aplicación de Microsoft.

Crear y abrir una hoja de cálculo

Si está interesado en comprender cómo realizar cambios en una hoja de cálculo guardada localmente en el iPad o en la nube (por ejemplo, en iCloud Drive o en OneDrive ), el primer paso que debes hacer es presionar el botón Abrir que se encuentra en el barra lateral de la izquierda en la pantalla principal de Excel para iPad.

A continuación, debes seleccionar la entrada de iPad, si el archivo se guarda localmente; el Otro si está presente en iCloud Drive, o el Agregar una ubicación, para conectarte a otro servicio de almacenamiento en la nube entre los admitidos, y tomar el documento desde allí. Luego, presiona en la vista previa del archivo de tu interés y listo.

Si, por otro lado, deseas crear un nuevo documento, debes presionar el botón Nuevo ubicado en la parte superior de la barra lateral izquierda, luego debes seleccionar la opción Libro vacío (a la derecha) y puedes comenzar a trabajar en una nueva hoja, cálculo en blanco. Alternativamente, puedes seleccionar una de las plantillas preestablecidas disponibles en la aplicación.

Una vez que abras un documento o hayas creado uno nuevo, te encontrarás frente a la pantalla de la hoja de Excel que, como puede ver por ti mismo, se caracteriza por una tabla dividida en columnas y filas que componen las celdas. Las columnas y filas están marcadas, respectivamente, con letras y números, lo que permite su identificación.

En la parte superior de la pantalla, sin embargo, encontrarás la barra de herramientas en la que, de hecho, se encuentran los botones para realizar las operaciones principales en la hoja de cálculo, mientras que aún más arriba están las pestañas para acceder a las diversas funciones de la aplicación. En la parte inferior, entonces, hay otros botones, útiles para acceder a las distintas hojas que componen el archivo y para agregar nuevas.

Completar y formatear las celdas

Ahora veamos cómo completar las celdas en las hojas de cálculo. Para continuar, toca dos veces en la celda a la que deseas ir para actuar. Luego verás que el teclado virtual en la pantalla parece poder completar la celda.

Al presionar el botón Abc ubicado en la parte superior derecha del teclado virtual, puedes acceder al teclado con letras, mientras que al presionar el botón 123 adyacente puedes acceder al teclado numérico para ingresar valores y puedes usar los botones que permiten para ver los operadores lógicos y los símbolos para crear fórmulas en modo manual.

Otros botones disponibles son los de redondeo hacia arriba o hacia abajo.

Nota: como se entiende fácilmente, si has conectado un teclado físico al iPad, no verás ningún teclado aparecer en la pantalla, ya que tendrá que trabajar desde el teclado físico.

Una vez que hayas ingresado los datos en las celdas, puedes formatear el texto usando los botones en la barra de herramientas en la parte superior, en la pestaña Inicio: usándolos puedes cambiar la fuente, tamaño y color de la fuente, establecer negrita, cursiva y subrayado. Además, puedes marcar los bordes de las celdas, cambiar la alineación del texto, establecer un color de fondo para ellas o cambiar el formato de los valores que contienen.

Con la función Ordenar y filtrar, por otro lado, puedes filtrar una lista de datos u ordenarlos de acuerdo con un orden ascendente / descendente. También puedes agregar la función Autosuma, que te permite sumar todos los valores positivos y negativos de un rango de celdas determinado.

Insertar gráficos, imágenes, formas y otros elementos

Si necesitas insertar gráficos, imágenes, formas y otros elementos en tu hoja de Excel, todo lo que tienes que hacer es ir a la pestaña Insertar, que se encuentra en la parte superior de la pantalla de la aplicación, y usar los botones de la barra de herramientas siempre colocados en la parte superior, para insertar los elementos de tu interés en la hoja de cálculo.

Para ser precisos, el botón Gráficos te permite agregar diferentes tipos de gráficos (por ejemplo, histogramas, línea, circular, etc.), el botón Tabla te permite insertar tablas, mientras que los botones Foto y Cámara te permiten, respectivamente, insertar el imágenes guardadas en la galería de fotos de tu iPad y utilizar las fotos tomadas en ese momento.

El botón Formas, por otro lado, te permite insertar formas geométricas (por ejemplo, cuadrados, círculos, triángulos, etc.) en la hoja de trabajo. Pulsando sobre el botón con la letra «T» y el texto puedes crear recuadros en los que insertar texto, pulsando el botón con el pato y la hoja puedes insertar iconos, mientras presionas el botón Vínculo puedes añadir enlaces.

Si necesitas insertar dibujos a mano alzada, ve a la pestaña Dibujo y usa las herramientas para dibujar colocadas en la parte superior según tus necesidades: puedes elegir el color del trazo, su grosor, si usar el lápiz, el resaltador, etc.

Ingresar las fórmulas

Las fórmulas son una de las características de Excel tip: usarlas es muy útil para procesar y administrar los datos ingresados en la hoja de cálculo. Para usar la función en cuestión, simplemente accede a la pestaña Fórmulas ubicada en la parte superior de la pantalla de la aplicación.

En función de tus necesidades y, por supuesto, en función de los datos sobre los que necesita trabajar, puedes elegir entre varios tipos de fórmulas, tocando los botones relevantes que encontrarás en la barra superior: Suma automática, Finanzas, Lógicas, Texto, etc.

Entonces, toca el botón relacionado con el tipo de fórmula que te interesa, luego selecciona la fórmula exacta que deseas usar en el menú que se abre para agregarla a la celda seleccionada actualmente y su forma genérica será visible en la parte superior.

En este punto, reemplaza la información presente por defecto en la fórmula con los valores o celdas de tu interés y toca el botón de verificación (a la derecha), para confirmar su inserción en la celda seleccionada.

Cambiar la vista de los datos

La captura de pantalla que muestra la hoja de cálculo en Excel en iPad posiblemente se puede modificar usando las opciones disponibles en la pestaña Ver, ubicada en la parte superior.

Desde allí, de hecho, puedes habilitar la visualización de la barra de fórmulas, la cuadrícula, los títulos, las pestañas, puedes elegir si activar la pantalla de derecha a izquierda, si aumentar o disminuir el zoom y si congelar el Paneles: simplemente toque los interruptores y botones especiales.

Al ir, en cambio, a la pestaña Datos (que siempre se encuentra en la parte superior de la pantalla), puede cambiar el orden de los datos ingresados en la hoja de cálculo de manera ascendente o descendente, puede aplicar filtros especiales y, nuevamente, puedes optar por hacer visibles o no los detalles.

Guarda, comparte e imprime una hoja de cálculo

¿Finalmente has descubierto cómo usar Excel en iPad, has terminado el trabajo realizado en tu hoja de cálculo y te gustaría guardar el archivo o compartirlo? Te explicaré de inmediato cómo hacerlo, es un juego de niños.

En el primer caso, solo necesitas salir de la hoja presionando el botón con la flecha hacia la izquierda que encuentras en la parte superior izquierda. Al hacer esto, el guardado se realizará automáticamente. Lo que obtendrá es un documento en formato XLSX estándar.

También puede guardar el documento haciendo clic en el botón con el símbolo […] y la hoja (que siempre encontrará en la parte superior izquierda) y, posteriormente, en el botón Guardar. Luego indica el nombre que quieres asignar al archivo y la ubicación en la que quieres almacenarlo y listo.

Si deseas guardar el documento en PDF u ODS, haz clic en el botón con el símbolo […] y la hoja, selecciona el elemento Exportar y elige el formato que prefieras del menú correspondiente.

Sin embargo, en cuanto a compartir, presiona el botón con la flecha ubicada en la parte superior derecha, selecciona el elemento Invitar personas del menú que aparece y elige si deseas guardar el libro de trabajo que estás a punto de crear para compartirlo, tocando el botón Guardar, o si deseas enviar una copia del documento por correo electrónico u otras aplicaciones, seleccionando Enviar una copia.

También señalo la posibilidad de imprimir la hoja de cálculo directamente desde tu iPad. Para hacer esto, toca el botón con el símbolo […] y la hoja en la parte superior izquierda, selecciona el elemento Imprimir del menú que se abre y luego la palabra AirPrint. Finalmente, ajusta las opciones de impresión (orientación, tamaño de papel, etc.) y toca el botón Siguiente y el elemento Imprimir.

Más aplicaciones para usar Excel en iPad

El uso de Excel en tu iPad no te ha convencido de una manera en particular y entonces te gustaría saber si existe alguna aplicación alternativa para trabajar en hojas de cálculo. Bueno, por supuesto que los hay, y a continuación se enumeran los que creen que son los mejores.

• Números: esta es la aplicación distribuida directamente por Apple para crear, ver y editar hojas de cálculo. También es compatible con archivos creados con Excel y el funcionamiento no es tan diferente al de la famosa aplicación de Microsoft. Es gratis.
• Hojas de cálculo de Google: aplicación distribuida por Google que te permite trabajar en hojas de cálculo tanto localmente como en línea, utilizando el servicio de almacenamiento en la nube patentado de Google Drive.
• WPS Office: aplicación que te permite administrar documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, tanto localmente como a través de los servicios de almacenamiento en la nube más populares. Es gratis, pero para aprovechar todas las funciones que ofrece, es necesario suscribirse a una suscripción especial a través de compras dentro de la aplicación (a partir de 3,99 € / mes).
• Polaris Office: excelente aplicación gracias a la cual puedes administrar documentos creados con Microsoft Office y Google Drive. Es gratis, pero a través de compras dentro de la aplicación (al costo base de 3,99 euros) es posible desbloquear funciones adicionales.