Cómo hacer videoconferencias con Zoom | Consejos

Antes del estallido de la pandemia, poca gente conocía a Zoom, a pesar de que existía desde 2011. Hoy, sin embargo, es una de las plataformas de conferencias web más utilizadas en el mundo. Desde administradores de condominios hasta maestros para lecciones a distancia, desde administradores de empresas hasta pequeños empresarios: todos, más o menos, han recurrido a la videoconferencia, desde que palabras como distanciamiento y cuarentena entraron en la vida cotidiana.

Y es aquí donde nació el éxito de Zoom, que en poco tiempo se convirtió en una de las herramientas favoritas para organizar videoconferencias en streaming, muy útil en particular para aquellas personas obligadas a recurrir a llamadas de audio y video durante el trabajo inteligente.

Como resultado, muchas personas se han visto obligadas a familiarizarse con un servicio previamente desconocido para ellos: condominios, estudiantes, empleados, etc., cada uno con fortunas mixtas. Es por eso que pensamos en preparar una guía clara sobre cómo usar Zoom para videoconferencias para ayudarte con tu próxima reunión en línea.

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Cómo registrarte en Zoom

Para comenzar a utilizar Zoom, primero debes registrarte en la plataforma. Puedes crear una cuenta en Zoom de forma gratuita; la cuenta se puede crear a través del sitio web, o puedes descargar la aplicación Zoom Cloud Meetings para dispositivos móviles, disponible de forma gratuita en Play Store para teléfonos inteligentes Android y en App Store para iPhone.

Estos son los pasos para registrarte en Zoom desde la PC:

1. Ve al sitio oficial de Zoom;
2. haz clic en «Aceptar y continuar» y «Cerrar» para aceptar la política de cookies;
3. escribe tu dirección de correo electrónico en el campo «Ingresa tu dirección de correo electrónico del trabajo» y selecciona «Registrarte gratis»;
4. accede a la dirección de correo electrónico que acabas de ingresar, abre el mensaje recibido de Zoom y haz clic en el botón «Activar cuenta».

Para registrarte en Zoom con la aplicación, simplemente instala Zoom, inícialo, toca el elemento «Suscribirte» y sigue el registro guiado ingresando los datos requeridos.

Iniciar una reunión de prueba

Se abrirá una nueva pantalla poco después, donde se te guiará para crear e iniciar tu primera reunión, incluso si es solo una prueba:

1. Completa los campos obligatorios y haz clic en «Continuar»;
2. ingresa una o más direcciones de correo electrónico de los usuarios que te gustaría invitar a la videoconferencia;
3. copia el enlace de invitación a la llamada de conferencia junto a «URL de reunión personal» para compartirlo con otras personas a las que deseas unir a la reunión de prueba;
4. haz clic en «Iniciar reunión ahora» para iniciar la videoconferencia de prueba.

Cómo crear una reunión con Zoom

Los pasos para crear una nueva videoconferencia no son tan diferentes de los que se acaban de enumerar, sin embargo, hay algunos cambios:

1. Ve a la página de inicio de Zoom e inicia sesión en tu perfil;
2. ve a «Organizar una reunión» y elige si deseas iniciarla con «con vídeo desactivado», «con vídeo activado » o con «solo compartir pantalla»;
3. espera a que se cargue la ventana de la reunión, luego haz clic en «Invitar» en la parte inferior derecha;
4. presiona «Copiar invitación» para copiar el ID de la reunión y la contraseña conectados a la videoconferencia;
5. para invitar a participantes, comparte los datos que acabas de recopilar con la persona a la que deseas invitar a la conferencia en streaming;
6. espera a que se una a la reunión

Importante: el usuario al que envías la invitación puede unirse a la videoconferencia, aunque no necesariamente tenga una cuenta registrada en Zoom. Te lo explicaremos en un rato.

Programar una reunión

En lugar de comenzar la reunión de inmediato, puedes decidir programarla. Para hacer esto, ve a «Programar una reunión», elige un título para asignarle («Tema»), configure la fecha y la hora («Cuándo»), y asegúrate de que las otras configuraciones sean de tu agrado. Cuando termines, haz clic en «Guardar» para confirmar todo.

Nota: La identificación y la contraseña de la reunión también están disponibles en la misma página.

Cómo unirte a una reunión

Estos son los pasos que debes completar para unirte a una videoconferencia con Zoom:

1. Conéctate a la página de inicio de Zoom;
2. Haz clic en «Unirte a una reunión» en la parte superior;
3. escribe el ID proporcionado por el anfitrión de la videoconferencia en «ID de reunión o nombre de enlace personal»;
4. presiona «Enter» para continuar;
5. escribe la contraseña recibida anteriormente en el campo «Contraseña de la reunión»;
6. haz clic en «Unirte» para participar en la reunión.

Nota: Si iniciaste sesión antes de que comenzara la reunión, verás una pantalla negra con el mensaje «Espera a que el anfitrión inicie esta reunión», con el nombre de la reunión debajo. Después de un tiempo, aparecerá una pantalla blanca que muestra el aviso «La reunión comenzará en unos segundos».

Qué se puede hacer con Zoom

Después de ver sus funciones básicas, aquí hay una lista de todas las cosas que puedes hacer con Zoom de forma gratuita y por las que puedes pagar durante una videoconferencia:

• Desactivar (y reactivar) el micrófono: haz clic en “Silenciar mi audio” (el icono del micrófono) para desactivar el micrófono, en “Activar silencio de mi audio” para reactivarlo.
• Desactivar el video: haz clic en «Detener video» en la parte inferior izquierda.
• Ver todos los asistentes: mueve el cursor hacia la parte superior derecha y haz clic en el botón junto a la hora de la reunión para ver todos los demás asistentes. Durante la reunión, de forma predeterminada, solo aparece en la pantalla la persona que está hablando en ese momento.
• Comparte tu pantalla: haz clic en «Compartir» (el icono del rectángulo verde con la flecha apuntando hacia arriba) y elige si quieres compartir solo la ventana activa o toda la pantalla.
• Graba la reunión localmente: selecciona «Grabar» en la parte inferior derecha y «Grabar en esta computadora» para comenzar a grabar. Para pausarlo haz clic en «Pausa», para interrumpirlo en «Parar».
• Habilita la sala de espera: ve a «Reuniones», haz clic en el botón «Editar» ubicado junto a la videoconferencia deseada, luego desplázate hasta «Opciones de reunión» y agrega una marca de verificación junto a «Habilitar sala de espera» («Habilitar sala de espera»). Te permite aumentar la seguridad al realizar tu videoconferencia al evitar que extraños y atacantes entren a la reunión sin haber recibido autorización. La opción solo es válida para cuentas de pago.
• Transcribir audio: agrega una marca de verificación a la opción de transcripciones de audio a través de la configuración de grabación en la nube. Además, esta función, como la “Sala de espera”, solo está disponible para quienes se suscriban a una suscripción premium.
• Elimine el límite de 40 minutos: la única forma de eliminar automáticamente el límite de 40 minutos para cada videoconferencia es suscribirse a un plan pago.

Planes y precios de Zoom

Concluimos nuestro análisis en profundidad presentando una descripción completa de los planes y tarifas de Zoom:

• Gratis: en el plan gratuito de Zoom, las reuniones grupales están limitadas a 40 minutos y un máximo de 100 participantes. Sin embargo, no hay limitaciones para reuniones con un solo participante.
• Pro – 139,90 euros anuales: Reuniones grupales ilimitadas de hasta 100 participantes, con posibilidad de sumar hasta 1.000 participantes gracias a Large Meeting, una función desde 558 euros anuales que permite aumentar el número de personas para entrar en una videoconferencia. Además, la suscripción Pro te permite tener 1 GB de grabación y transmisión en la nube en las redes sociales.
• Negocios – 189,90 euros al año: Reuniones de grupo ilimitadas para hasta 300 participantes, con la oportunidad de aprovechar Large Meeting. Además, las grabaciones se pueden transcribir a la nube.
• Enterprise – 223,20 € por año: reuniones de grupo ilimitadas para hasta 500 asistentes, almacenamiento en la nube ilimitado también disponible.