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La creación del índice en Word es una característica conveniente que te permite ahorrar mucho tiempo en la búsqueda de contenidos dentro de un artículo o un documento de longitud media-larga. En la práctica, un índice consiste en la creación de una lista de palabras o títulos (o leyendas) seguida del número de página relativo para permitir una identificación rápida.
En este artículo explicaremos cómo hacer un índice con Word, el conocido procesador de textos de Microsoft, para Windows y MacOS (por ahora, ni la versión móvil ni la de internet tienen la función adecuada).
En Word hay un claro problema terminológico, lo que en la jerga editorial se llama «índice», en Word se llama «resumen». Mientras que por «índice» en Word nos referimos a lo que editorialmente se llama «índice analítico».
Cómo crear un índice automático en Word
En este párrafo veremos cómo insertar un índice de título en documentos de Word.
Afortunadamente, el procedimiento está automatizado, solo:
- abre el documento que deseas indexar con Word y asegúrate de que todos los títulos de los capítulos estén formateados como títulos;
- haz clic en la pestaña «Referencias» y luego en el elemento «Resumen»;
- pulsar sobre “Resumen automático 1” o sobre “Resumen automático 2”;
- en este punto se creará el resumen.
Si continúas trabajando en el documento, es posible que el número de página ya no coincida; en este caso, debes hacer clic en «Actualizar resumen». El elemento siempre se encuentra en la pestaña «Referencias» junto al elemento «Resumen».
Cómo insertar un índice en Word
Hemos visto que Word no es exactamente claro en términos. Lo que se indica como índice en el programa es en realidad el índice analítico desde el punto de vista editorial. El índice es una lista de todos los elementos más relevantes seguidos del número de página en la que aparecen.
Pon una entrada dentro del índice
Para crear un índice en Microsoft Word, debes comenzar seleccionando el texto del elemento dentro del documento que queremos agregar como elemento al índice. Para seleccionar una o más palabras, simplemente mantén presionado el botón izquierdo del mouse mientras seleccionas las palabras de interés.
Luego, en la barra de pestañas de Word, que se encuentra en la parte superior sobre la barra de comandos, en la pestaña «Referencias» debes hacer clic en el comando «Marcar elemento».
Al hacer clic, se abrirá un menú en el que, en la sección «Elemento principal», deberás verificar si la porción de texto seleccionada está presente, además de poder seleccionar diferentes opciones:
- si deseas seleccionar el único resultado de nuestra selección, simplemente haz clic en «Marcar»;
- de lo contrario, si deseas seleccionar algún resultado relevante en nuestro documento que sea igual a nuestra selección, deberás hacer clic en “Marcar todo”.
En la misma ventana, puedes elegir si deseas poner los números en negrita o en cursiva.
Si deseas aplicar una regla muy específica al documento (por ejemplo, si queremos excluir las páginas de la introducción del índice analítico), puedes elegir la opción de marcador, a través de la cual puedes seleccionar el número de páginas que el índice habrá que tener en cuenta en la aplicación de los comandos vistos anteriormente.
En el menú de opciones también encontramos el elemento de referencia cruzada. Esto es muy útil ya que nos permite insertar texto personalizado en nuestro índice de referencia.
Tras la creación de cada elemento que queremos introducir en el índice, podemos dar el siguiente paso. Vayamos al final de nuestro documento e insertemos un salto de página usando el comando apropiado en la pestaña «Insertar», en «Páginas».
Crea el índice personalizado
La creación del índice personalizado se lleva a cabo utilizando el elemento correspondiente junto al comando «Marcar elemento» utilizado anteriormente, luego a través de la pestaña «Referencias» y la sección «Índice». Tras pulsar sobre él, desde el menú correspondiente podremos personalizar nuestro índice: podremos seleccionar tanto el tipo de formato a utilizar, como la alineación y el tipo.
Si elegimos la opción de asignación de número de página a la derecha, tendremos la posibilidad de utilizar también las opciones de formato del carácter de relleno (es el espacio entre el texto de la entrada del índice y el número de página correspondiente, normalmente se utilizan puntos).
Tan pronto como finalices la personalización, haz clic en «Aceptar» y se creará el índice de Word. En caso de que desees agregar cambios, simplemente selecciona el índice haciendo clic en el cursor y presiona el botón «Actualizar índice», que se encuentra en la pestaña de referencias, debajo de insertar índice.
Para eliminar un elemento del índice, búscalo en el texto y elimina lo que está entre corchetes.
Crear un índice de figuras
Este es un índice donde aparecen los elementos que tienen un título. Para agregar un título a una imagen o una tabla, haz clic en él con el botón derecho del ratón y selecciona el elemento «Insertar título», u opera a través de la pestaña «Referencias» y haz clic en el botón correspondiente «Insertar título». Una vez hecho esto, podremos personalizar tanto el texto como el estilo de los subtítulos a través del menú.
Después de la creación de nuestras leyendas, puedes ir a la pestaña «Referencias» y hacer clic en el elemento «Insertar índice de figuras». El menú que se abre será similar al de creación de índices y te permitirá cambiar el formato. Si queremos actualizarlo, simplemente hagamos clic en el botón de actualización de la tabla al lado del comando.